Estamos rapidamente a mover-nos de uma sociedade de informação para uma economia da atenção, onde a vantagem competitiva está em não adquirir mais informações, mas sim em saber a qual devemos prestar atenção.
Bill Gates, no seu livro “Business @ the Speed of Thought: Succeeding in the Digital Economy”, escrevia que “a melhor forma de diferenciar a sua empresa da concorrência, e de distanciá-la da multidão é fazer um bom trabalho com a informação. A forma como se recolhe, gere e se usa a informação é que determinará se ganha ou se perde”. Neste caso, o fluxo de informação é o “sangue” de qualquer empresa.
Precisamos de informações para tomar boas decisões, executar as nossas tarefas, aprender e obter um melhor domínio do mundo que nos rodeia. Mas raramente temos um bom controlo das nossas informações – nem mesmo nas “águas domésticas” de um escritório ou no disco rígido de um computador. Em vez disso, a informação pode estar a controlar-nos, impedindo-nos de fazer as coisas que realmente precisamos de fazer, levando-nos a desperdiçar dinheiro e tempo precioso.
O crescimento da informação disponível, mais as tecnologias para a sua criação, armazenamento, recuperação, distribuição e utilização, é surpreendente e às vezes desconcertante.
Existe assim um ideal e a realidade. O ideal: a informação certa no momento certo, no lugar certo, na forma correta, e de completude e qualidade suficiente para se realizar uma atividade atual. A realidade: nem sempre encontramos a informação certa no tempo certo, e na maioria das vezes as informações de que precisamos não são encontradas ou chegam tarde demais para que sejam úteis.
À medida que o mundo se torna mais hiperconectado, os dependentes de informação só têm dois futuros possíveis.
De um lado, o caos do excesso de informação, onde aquilo que é realmente importante perde-se no ruído gerado, ou na deriva em equipamentos autónomos e serviços na nuvem que não conseguem conectar-se entre si.
Do outro lado, o nirvana da relevância, onde a informação que interessa chega até nós antes de percebermos que precisamos dela.
Assim, é cada vez mais urgente uma visão abrangente sobre a Gestão de Informação Pessoal -Personal Information Management (PIM) – como uma prática das atividades que as pessoas fazem e precisam fazer para que a informação seja um ativo e um fator de competitividade nas tarefas que realizam quer no seu trabalho como na sua vida pessoal.
PIM – Personal Information Management – Uma definição.
Numa definição apontada por Ofer Bergman e Steven Whittaker no livro “The Science of Managing Our Digital Stuff”, PIM refere-se tanto à prática como ao estudo das atividades que uma pessoa executa a fim de adquirir/criar, armazenar, organizar, manter, recuperar, proteger e distribuir as informações necessárias para alcançar os seus objetivos quer pessoais como profissionais.
“Procuramos preservar e organizar as nossas “informações pessoais”, porque queremos garantir o acesso à mesma num tempo futuro. Assim, o que define “informações pessoais”, portanto, não é o tipo ou proveniência dessa informação, mas sim aquelas informações que estrategicamente escolhemos para organizar e arquivar com intenção do seu acesso futuro. Por outras palavras, informação pessoal é aquela que nós ativamente fazemos a curadoria, sendo então a atividade de PIM como um processo no qual os indivíduos realizam a curadoria de itens de informação pessoal no sentido de a re-aceder (reutilizar/recuperar) mais tarde”.
Da informação à necessidade.
A passagem da informação à necessidade consiste em adquirir/armazenar, dividindo-se em dois processos: Keeping; gerir/manter informação, e Management, sendo que aqui o desafio será de prever uma necessidade antecipada. Serão estas informações úteis? O que preciso fazer para encontrar esta informação quando tiver necessidade? Onde? Quando? De que forma? Em que dispositivo? Será esta informação Redundante, Obsoleta ou Trivial (ROT)?
Da necessidade à informação.
Por outro lado, a transição da necessidade à informação consiste nas atividades que empregamos para procurar, encontrar e reencontrar as informações necessárias para satisfazermos um objetivo.
Ciclo de vida da Curadoria
A curadoria envolve atividades orientadas para o futuro – isto é, um conjunto de práticas de seleção e gestão de informações pessoais que se destinam a promover a “exploração” futura dessa informação.
Este modelo é baseado no framework sobre PIM, altamente influente, proposta por Jones. A curadoria de informações tem sido discutida amplamente num contexto de informação pública (Kuny 1997; Lesk 1998; Rothenberg 1995), sendo os processos subjacentes radicalmente diferentes da organização das informações pessoais.
Neste contexto precisamos repensar as teorias de como interagimos com as informações, precisamos de olhar além dos modelos de pesquisa e busca de informações e pensar mais em práticas para preservar e de curadoria de informações.
A curadoria envolve 3 processos distintos:
- (Keeping) Quais as decisões que tomamos para guardar a nossa informação pessoal;
- (Management) Como organizamos essa informação;
- (Exploitation) Quais as estratégias que utilizamos para aceder a essa informação mais tarde.
1. Keeping – Adquirir/armazenar – Da informação à necessidade.
Quais as decisões que tomamos para guardar a nossa informação?
Manter/guardar é uma decisão complexa, é um processo influenciado por muitos fatores, incluindo o tipo de informação que está a ser avaliada, quando esperamos que vamos precisar da mesma, e o contexto que imaginamos que esta será mais tarde necessária.
As decisões daquilo que devemos manter são difíceis, porque exigem a previsão das necessidades futuras e o seu futuro acesso, a possibilidade de alteração dessas necessidades, e porque temos que tomar essas decisões em cenários de sobrecarga de informação.
2. Management – Organizar/estruturar/preservar
Em PIM, a gestão é o coração da curadoria, sendo este um processo crucial, porque afeta diretamente o processo seguinte, a exploração.
No caso do e-mail, passamos cerca de 10% da sua utilização a arquivar em pastas, contudo a procura de emails por norma é feita por pesquisa na caixa de entrada (inbox), e não pela navegação por pastas. Passamos 10% do tempo a arquivar para quê?
Passamos muito tempo a construir sistemas de organização da nossa informação, contudo se não tivermos em conta esta fator, o da antecipação do contexto em que vamos procurar/necessitar desta informação arquivada, a probabilidade de falhanço em encontrar a mesma em tempo útil será grande.
Um fator chave que devemos ter em conta é o trade-off entre o esforço que investimos na gestão das informações e o “lucro” projectado durante a exploração das mesmas.
3. Exploitation – recuperar/ usar – Da necessidade à informação.
A exploração é o cerne das práticas de curadoria quando se trata de PIM. Se não pudermos “explorar/encontrar” com sucesso as informações que preservamos, então as atividades anteriores de (1) Keeping e (2) Management terão sido inúteis.
As empresas são alimentadas por informações, mas estas precisam de ser relevantes, precisas e oportunas.
Podemos ser “Information Warriors” pessoas e/ou empresas que veem as suas informações e as suas ferramentas de informação como ativos estratégicos, ou “Information Worriers” que perdem imenso tempo na procura de informações e veem as suas ferramentas de informação como custos que inevitavelmente têm que suportar. A boa notícia é que a escolha é sua e só depende de si.
Artigo de Rui Silva, Autor – MIT Technology Review Portugal
(Nota: Este artigo foi escrito com base no estudo do livro “The Science of Managing Our Digital Stuff” de Ofer Bergman and Steve Whittaker, The MIT Press – Cambridge, Massachusetts – London, England. Qualquer definição remete-se para os autores do livro e não para o autor deste artigo).
Rui Silva