Eficiência, produtividade e redução de custos com a automação robótica de processos

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Como o Robotic Process Automation (RPA) está a transformar a forma como as empresas gerem os seus processos de negócios. 

Nos últimos anos, o mundo empresarial tem enfrentado uma nova realidade, com uma necessidade maior de uma infraestrutura digital e de novos processos e operações, além da realocação de muitos profissionais em trabalho remoto. Uma conjuntura que levou muitas organizações a concentrar os seus esforços no aumento da eficiência e na redução de custos. Diante disso, o RPA tem se tornado uma solução cada vez mais popular.  

Utilizado cada vez mais para execução de tarefas corriqueiras e repetitivas, a tecnologia permite o direcionamento das equipas para outras atividades mais abrangentes e de maior valor acrescentado, e tem encontrado muito espaço no mercado português. De acordo com o estudo “O futuro do trabalho em Portugal: o imperativo da requalificação”, conduzido pela Confederação Empresarial de Portugal, 50% do tempo passado em tarefas laborais atuais é suscetível de ser automatizado recorrendo à tecnologia atual, podendo este valor aumentar para 67% em 2030.   

Mundialmente, segundo o World Economic Forum, 74% das empresas já utilizam algum tipo de automação para impulsionar a eficiência e navegar na convergência de problemas que enfrentamos no momento: os receios secundários contínuos de uma pandemia global, inflação crescente e regulamentações cada vez mais complexas. Mas os líderes entre eles adotam e implementam trabalhadores digitais (robots) em parceria com os humanos, construindo novos mercados e criando locais de trabalho mais saudáveis ​​e felizes. Prevê-se que a IA e a automação tenham um valor de impacto global combinado de US$ 15 triliões até 2030.  

O RPA é uma tecnologia que permite a automação de tarefas repetitivas e manuais, permitindo que as empresas melhorem a eficiência e a produtividade dos processos de negócios. Soluções que utilizam robots de software que são programados para imitar ações humanas, como clicar em botões, inserir dados em formulários ou extrair informações de sistemas diferentes, e que já é amplamente utilizada em empresas de diferentes setores e dimensões, com o objetivo de melhorar a eficiência e produtividade dos processos de negócios.  

Um dos principais benefícios é permitir que as organizações proporcionem às suas equipas uma maior capacidade de trabalho, garantindo assim a realização de mais tarefas com a mesma força laboral e permitindo assim fazer “mais com o mesmo”. Isso porque o RPA ajuda a aumentar a velocidade de realização das tarefas, reduzindo o tempo gasto em trabalhos repetitivos. São, precisamente, as tarefas que ninguém quer fazer, as mais enfadonhas, que, de tão repetitivas que são, podem levar ao erro humano. Dessa forma, tal permite que os trabalhadores sejam alocados para tarefas mais motivantes e desafiadoras, que lhes possam conferir mais visibilidade, bem como oportunidades reais de crescimento nas organizações. 

Expansão em todos os segmentos 

Os softwares criados para este fim têm sido utilizados em diferentes setores, principalmente nos departamentos financeiro, contabilístico, recursos humanos e operações/IT, que costumam apresentar muitos processos repetitivos e que requerem algum tempo para a sua execução, tornando-se candidatos perfeitos para a robotização de processos. Os casos de utilização mais promissores são aqueles que envolvem esforço humano, tarefas repetitivas e manuais, como processos financeiros para conciliação de contas, processamento de faturas ou gestão de reclamações. A automação dessas tarefas reduz o erro, aumenta a eficiência e reduz os custos de operação. 

Para os próximos anos, prevê-se uma forte expansão do RPA nas empresas, independentemente do setor de mercado. A tendência é que a RPA seja cada vez mais integrada com outras tecnologias, como a inteligência artificial (AI) e modelos de machine learning, para aumentar o âmbito e a abrangência dos processos candidatos a automação, especialmente em processos que não tenham dados estruturados e na tomada de decisões a automatizar, permitindo assim a análise de dados. Além dos conceitos de AI, o RPA também se encontra integrada com plataformas de desenvolvimento de software, tais como Outystems, Salesforce, ferramentas de BPM, entre outras, permitindo uma clara aceleração do desenvolvimento de software utilizando essas tecnologias sem que haja necessidade de alteração das soluções atuais. 

Outra tendência para o RPA é uma maior integração entre as áreas de negócio e a AI, com o objetivo de criar processos na sua plenitude (end-to-end), permitindo que os robots de software executem tarefas mais complexas e que exijam a interação entre diferentes sistemas e fontes de dados. Essa integração pode permitir uma maior automação de processos e melhorias na tomada de decisão, aumentando a eficiência e a produtividade dos processos de negócios.  

Processos precisam estar bem definidos 

É importante destacar, no entanto que a tecnologia não deve ser vista como uma solução única para todos os problemas de negócios. É fundamental avaliar cuidadosamente os processos que serão automatizados e garantir que o RPA seja adequadamente integrado com outras tecnologias e processos de negócios existentes.  

Por tudo isso, é fundamental que os processos de negócio estejam bem definidos antes de tomar qualquer decisão em direção à automatização. Este é um passo que requer processos maduros, pois uma coisa é automatizar processos para ganhar eficiência e outra é automatizar processos ineficientes. Para evitar esse tipo de problemas, é recomendado dar dois passos atrás para a realização de um balanço.  

Por outras palavras, as empresas precisam de se concentrar na melhoria dos seus processos para torná-los mais eficientes antes de implementar qualquer tipo de automação. Isso pode envolver a realização de uma melhoria inicial nos processos, identificando processos ineficientes que possam ser melhorados antes de serem automatizados. Quanto mais eficaz for o processo a ser automatizado, melhor será o resultado e menores serão os custos com as manutenções futuras, sejam evolutivas, corretivas, preventivas, que são necessárias para garantir que as soluções tragam, de facto, mais eficácia. 

Não menos importante é a garantia de que as equipas de trabalho sejam formadas e preparadas para trabalhar com os robots de software e entender como a tecnologia pode ser utilizada para melhorar os seus trabalhos. A automação não deve ser vista como uma forma de substituir pessoas, mas como um esforço para melhorar a qualidade do trabalho e o engagement dos funcionários. 

Conclui-se, dessa forma, que o RPA tem um grande potencial de transformar a forma como as empresas gerem os seus processos de negócios, permitindo que as equipas se concentrem em tarefas mais estratégicas e de maior valor para o negócio. Além de reduzir o erro humano e aumentar a eficiência, tornando os processos mais rápidos e precisos, a automação robótica de processos pode reduzir custos operacionais, melhorar a satisfação do cliente e aumentar a competitividade no mercado. 

Este artigo foi escrito por Rui Martins, DevOps & Automation – Associate Director na Noesis.