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Desafios e benefícios da Implementação de um Quality Management System.
No complexo e competitivo mundo dos negócios, muitas empresas deparam-se com o desafio de compreender e implementar um Quality Management System (QMS). Esta ferramenta abrangente, essencialmente concebida para melhorar a qualidade dos produtos e serviços, constitui um mecanismo valioso, estabelecendo normas para cada etapa do ciclo de vida do desenvolvimento de software (SDLC) e promovendo a cultura da qualidade. Por meio da implementação de métodos de controlo, monitorização, gestão de riscos e ações corretivas, um QMS é capaz de potenciar o engagement de todos os stakeholders numa jornada contínua de busca pela excelência.
De modo geral, as empresas no mercado ibérico já percebem a necessidade de implementar um Sistema de Gestão da Qualidade. No entanto, muitas vezes encontram resistências para tal. Uma das maiores barreiras pode ser o custo percebido associado à implementação de um QMS. Isso é especialmente evidente quando as empresas precisam aprovar orçamentos para projetos ou para o próximo período fiscal. Nessas circunstâncias, o investimento em um QMS pode ser visto como um custo adicional que precisa ser justificado. No entanto, a realidade é que, embora a implementação de um QMS envolva custos iniciais, os benefícios a longo prazo superam-nos. A experiência demonstrou que essa implementação pode levar a melhorias significativas na eficiência e produtividade, reduzindo custos e aumentando a competitividade. Além disso, a falta de um QMS pode resultar em custos significativos devido a falhas e problemas que poderiam ter sido evitados.
Outra barreira comum é a gestão da mudança. A implementação de um QMS muitas vezes requer mudanças significativas nos processos de trabalho existentes e pode levar tempo e esforço para ser implementada com sucesso. Isso pode ser um desafio para as empresas que estão focadas na produção diária e podem não ter tempo ou recursos para dedicar à implementação de um QMS. No entanto, é importante reconhecer que, sem um investimento na melhoria dos processos, a eficiência e a produtividade podem ser afetadas a longo prazo.
Na Europa como um todo, pode-se afirmar que há uma crescente homogeneidade no entendimento da necessidade de um QMS. O ritmo e a prioridade da implementação podem variar entre os países, mas há um reconhecimento geral da importância da qualidade e da necessidade de um QMS para garantir isso. O avanço tecnológico também facilitou a adoção da qualidade como uma necessidade interna das equipas, em vez de uma atividade de final de linha no ciclo de um projeto.
Benefícios além das métricas
Uma questão relevante que se coloca é a ausência de um Retorno sobre o Investimento (ROI) claro e imediato ao implementar um QMS. Embora a medição do retorno económico seja uma prática comum para avaliar o êxito de um investimento, quando se trata de QMS, a situação é consideravelmente mais complexa. O impacto de um QMS estende-se muito além das métricas financeiras imediatas, abrangendo áreas intangíveis e impactando variados aspectos do negócio. Os benefícios, embora substanciais, são frequentemente de longo prazo, tornando a avaliação do ROI direto um desafio.
Isso, no entanto, não desvaloriza a importância do QMS. É fundamental compreender que a implementação de um sistema de qualidade pode ajudar a mitigar riscos, fortalecer a reputação da empresa, impulsionar a satisfação dos clientes e criar alicerces para um crescimento sustentável. Assim, na decisão de implementar um QMS, deve-se adotar uma perspectiva holística, considerando não apenas os ganhos financeiros diretos, mas também os benefícios estratégicos e operacionais de longo prazo, refletindo o valor agregado em vários aspetos do negócio, além do imediato retorno financeiro.
Ao optar por esse caminho, as empresas devem levar em consideração aspetos fundamentais como a adequação do sistema aos objetivos organizacionais, a sua compatibilidade com a arquitetura de processos existente e a sua capacidade de flexibilidade e escalabilidade. Contudo, um fator vital, por vezes subestimado, está na cultura organizacional e na estratégia adotada para a gestão da mudança.
Processos, ferramentas e pessoas
Um equívoco frequente que muitas empresas cometem é o excesso de foco nas ferramentas, negligenciando o papel essencial dos processos e das pessoas. A implantação bem-sucedida de um QMS exige não apenas a escolha e instalação de um sistema adequado, mas também o engagement ativo e comprometido de todos os níveis da organização. Uma adesão insuficiente ou resistência à mudança pode converter o que se destina a ser um instrumento de melhoria contínua num mero conjunto de normas e burocracia. Portanto, o desafio reside não somente em selecionar o QMS certo, mas também em preparar a organização para essa mudança substancial, equilibrando o trinómio crucial de Processos, Ferramentas e Pessoas.
A manutenção e atualização de um Sistema de Gestão da Qualidade (QMS) é uma questão que desperta muita atenção e preocupação nas empresas. No entanto, tal preocupação deve ser traduzida em ação proativa: o QMS deve ser revisto de forma permanente. Nesse sentido, contar com um parceiro de confiança, que acumula know-how significativo e oferece uma visão consolidada de diversos serviços, pode fazer a diferença.
A revisão e atualização de um QMS não devem ser encaradas como eventos isolados, pontuais. Ao invés disso, essas atividades devem ser integradas à cultura organizacional, como parte de uma prática contínua. Ignorar pequenos ajustes pode culminar na necessidade de grandes e, muitas vezes, dolorosos projetos de inovação. As organizações devem cultivar uma mentalidade de melhoria contínua, revendo regularmente o QMS para assegurar que este permaneça relevante e eficaz.
Há diversos fatores que podem motivar a necessidade de ajustes, como mudanças nos requisitos regulatórios ou legais, alterações nos processos internos ou feedbacks consistentes que divergem dos processos em vigor. Portanto, a manutenção e atualização do QMS devem ser vistas como um processo contínuo de melhoria e ajuste, em que as modificações são planeadas e implementadas tendo em vista os impactos e benefícios previstos, sempre alinhados com os objetivos da organização.
Resultados tangíveis
A implementação bem-sucedida de um Sistema de Gestão da Qualidade pode trazer uma série de resultados tangíveis para uma empresa. Desde a adoção sem falhas de obrigatoriedades legais, passando pela melhoria da qualidade do produto final, até o aumento da eficiência operacional e redução de desperdício, os benefícios são significativos e tangíveis. Esta melhoria na eficiência e na qualidade do produto também leva a um aumento da competitividade, através da redução de custos e de uma melhor imagem perante os clientes finais.
A evolução tecnológica que vivemos hoje, especialmente com a aceleração digital causada pela pandemia, impulsionou a necessidade de melhorarmos nossos processos com qualidade para alcançar maior produtividade e aproveitar melhor o tempo. Tudo isso transformou-se num acelerador de evolução, pois permite-nos abordar os processos de qualidade de maneira mais eficiente e eficaz.
As ferramentas digitais desempenham um papel fundamental nesse contexto, principalmente quando se fala de automação. A automação é vista como um facto consumado, uma necessidade inquestionável que deve estar presente em todas as áreas de uma empresa. O equilíbrio adequado entre o esforço das pessoas, a capacidade do capital humano, as ferramentas e os processos é essencial para o sucesso de qualquer serviço. Qualquer desequilíbrio nessa equação pode levar a falhas e ineficiências.
Com o avanço da inteligência artificial, vejo um grande salto no futuro. A IA aplicada às ferramentas de automação permitirá que essas ferramentas ganhem conhecimento e criem mecanismos automáticos. No futuro, a IA permitirá que as máquinas captem o que o humano pretende e repitam essa ação quantas vezes for necessário. Isso aumentará a eficiência e permitirá que os profissionais se concentrem em inovações e experiências, deixando as tarefas repetitivas para as máquinas.
A aplicação da inteligência artificial em questões de qualidade é fundamental para a transformação digital e automação, acelerando processos e aumentando a eficiência. No entanto, o fator humano permanece crucial em áreas críticas, como a saúde, onde a precisão e a segurança são de extrema importância.
A qualidade da gestão também pode contribuir significativamente para questões como sustentabilidade e responsabilidade social corporativa. A eficiência trazida pelo foco na qualidade pode apoiar a sustentabilidade em vários níveis, eliminando processos manuais, reduzindo erros e, consequentemente, minimizando o desperdício. Este não se refere apenas ao desperdício financeiro, mas também a outros tipos de desperdício, como tempo e recursos. A qualidade tem o objetivo de ser eficaz e eficiente, desempenhando um papel fundamental na sustentabilidade e na economia como um todo.
Este artigo foi escrito por Eduardo Amaral, Quality Management System Director na Noesis.
Eduardo Amaral